Fahrtenbuch für den Dienstwagen: Worauf musst Du achten?

Dienstwagen bringen viel Schönes wie Status und finanzielle Vorteile. Und sie nehmen Unschönes wie Sorgen rund um anfallende Reparaturen oder Formalitäten bei Versicherungen. Doch die Fahrzeuge bringen auch Pflichten mit sich. Ganz besonders, wenn Arbeitnehmer sich für die Fahrtenbuch-Regelung entscheiden. Sie ist die Alternative zur klassischen Ein-Prozent-Regelung, bei der ein Arbeitnehmer jeden Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises seines Dienstwagens versteuern muss.

Wenn Du Deinen Dienstwagen nicht allzu oft privat nutzt oder ein etwas älteres Fahrzeug als Dienstwagen fährst, kann sich ein Fahrtenbuch für Dich lohnen. Mit einem Fahrtenbuch bezahlst Du lediglich für die privaten Fahrten, die Du wirklich unternommen hast. Damit das Finanzamt das überprüfen kann, musst Du ein Fahrtenbuch über die gesamte private Nutzung sowie alle dienstlich gefahrenen Kilometer führen und zwar immer zeitnah nach der Fahrt.

Wenn Du nach Wochen alle Fahrten gesammelt nachträgst, droht Ärger mit dem Finanzamt. Das bedeutet für Dich: Das Fahrtenbuch gehört ins Fahrzeug und muss stets auf dem aktuellen Stand sein. Klingt das für Dich nach Stress oder einer unlösbaren Aufgabe, dann lass es lieber gleich und spare Dir die Arbeit. Das Finanzamt wird bei der Prüfung des Buches merken, ob es sauber geführt wurde oder nicht.

Wozu führt man überhaupt ein Fahrtenbuch?

Bei der Ein-Prozent-Regelung bezahlst Du für die private Nutzung des Dienstwagens einen pauschalen Betrag. Jeden Monat aufs Neue. Wenn Deine private Nutzung des Dienstwagens aber schwankt und Du mal mehr, mal weniger mit Deinem Dienstwagen fährst, lohnt sich meist das Führen eines Fahrtenbuchs. Mit diesem Buch kannst Du beim Finanzamt nachweisen, wie viele Kilometer Du dienstlich gefahren bist und wie viel auf private Fahrten entfällt.

Am Ende werden die jährlichen Gesamtkosten anteilig auf Dich übertragen, je nachdem wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ist. Bei jährlichen Gesamtkosten von 10.000 Euro und 25 Prozent privater Nutzung, müsstest Du also 2.500 Euro versteuern. Im ersten Jahr mit dem neuen Dienstwagen kannst Du pauschal pro gefahrenen Kilometer 0,001 Prozent der jährlichen Gesamtkosten als Vorauszahlung leisten. Am Ende des Jahres wird dies dann ausgeglichen. Die Gesamtkosten für das Fahrzeug erfährst Du von Deinem Arbeitgeber.  

Fahrtenbuch führen: Welche Infos müssen aufgenommen werden?

Bei der Führung eines Fahrtenbuches gelten strenge Auflagen. Andernfalls wird das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht akzeptieren und Dein Dienstwagen wird trotz Deiner Mühen pauschal nach der Ein-Prozent-Methode besteuert. Wenn Du ein Fahrtenbuch führen möchtest, kannst Du im Schreibwarenhandel entsprechende Vorlagen kaufen. Für alle dienstlichen Fahrten musst Du den Kilometerstand bei Fahrtantritt, den Kilometerstand bei Fahrtende, Uhrzeit, Ziel und vor allem den genauen Anlass für die Fahrt eintragen. Für die tägliche Fahrt zur Arbeit genügt ein Vermerk und für die private Nutzung musst Du lediglich die Kilometerstände eintragen.

Fahrtenbuchführung auch elektronisch möglich?

Es gibt diverse Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch digital zu führen. Entweder mit Hilfe einer Software oder mit einer App. Wichtig ist dabei, dass das Programm keine nachträglichen Änderungen ermöglicht beziehungsweise diese dokumentiert. Nur dann wird das Finanzamt das digital geführte Fahrtenbuch akzeptieren. Zu den bekanntesten Apps gehören Vimcar, Driverslog Pro 2 und Fahrtenbuch.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Führung?

• Vorteil 1: Du bezahlst nur für Fahrten, die Du auch unternommen hast.
• Vorteil 2: Du sparst in vielen Fällen bares Geld im Vergleich zur Ein-Prozent-Regelung.

Welche Nachteile hast Du?

• Nachteil 1: Du musst das Fahrtenbuch sehr genau führen, andernfalls ist die gesamte Arbeit umsonst.
• Nachteil 2: Du weißt im Vorfeld nicht zu 100 Prozent, welche Kosten auf Dich zukommen.

Rechenbeispiel: Ab wann lohnt sich für Dich die Ein-Prozent-Regel?

Rechen-Beispiel 1

Du fährst einen Dienstwagen, der einen Listenpreis von 40.000 Euro hat. Du fährst pro Jahr 10.000 Kilometer, davon 2.500 Kilometer als private Nutzung. Die Gesamtkosten für das Fahrzeug betragen laut Buchhaltung 12.000 Euro. Nach der Fahrtenbuchregelung müsstest Du aufgrund Deiner privat gefahrenen Kilometer ein Viertel der Gesamtkosten versteuern. Also 3.000 Euro. Laut der Ein-Prozent-Regelung müsstest Du jeden Monat 400 Euro versteuern. Das ergibt pro Jahr 4.800 Euro. All das gilt ohne die Einbeziehung des Arbeitsweges und der Benzinkosten.

Rechen-Beispiel 2

Dein Dienstwagen hat einen Listenpreis von 65.000 Euro. Du fährst pro Jahr 30.000 Kilometer, davon 10.000 Kilometer privat. Nach der Ein-Prozent-Regelung müsstest Du jeden Monat 650 Euro versteuern und somit jährlich 7.800 Euro. Laut Fahrtenbuch-Regelung sind es bei jährlichen Gesamtkosten von 16.000 Euro für das Fahrzeug 5.333.33 Euro. Wenn Du das Benzin selbst bezahlst, kannst Du diese Kosten vom geldwerten Vorteil wieder abziehen.