Dienstwagen konfigurieren: So kommst Du an den passenden Dienstwagen

Ein Audi A6 oder ein VW Passat in Schwarz mit viel Chrom und Extras. Oder vielleicht doch einen 5er-BMW mit Leder? Mit einem Dienstwagen verbinden die meisten Arbeitnehmer Prestige und Komfort. Denn oft wählen sie bei der Konfiguration ein weit teureres und besser ausgestattetes Modell als sie dies bei ihrem privaten Fahrzeug tun würden oder könnten.

Diese Kosten übernimmt der Arbeitgeber

Grundsätzlich kümmert sich der Arbeitgeber um alle Aspekte rund um das Fahrzeug-Leasing. Doch es gibt noch weitere finanzielle Vorteile, die sich für den Mitarbeiter lohnen: Stellt die Firma einen Wagen, kommt sie in der Regel auch für Versicherung, Kraftstoffverbrauch, Kfz-Steuer und weitere Kosten auf.

Viele größere Firmen haben eine interne Car Policy erarbeitet, in der sie Details festlegen, etwa Vorgaben zur Kilometerleistung. Auch schränken Arbeitgeber oft die Modellauswahl ein. Das Fahrzeug muss schließlich zum Unternehmensimage passen oder darf schlicht nicht zu teuer werden. Oft werden folgende Kosten übernommen:

• Leasingrate
• Kraftstoffverbrauch (oder Stromverbrauch bei Elektroautos)
• HU-Gebühren
• Reparaturen und Wartung
• Wagenwäsche
• Kfz-Steuer
• Kfz-Haftpflicht- und Kaskoversicherung
• Garagen- oder Stellplatzmiete
• Anwohnerparkberechtigung

Häufig ist es auch Verhandlungssache, was übernommen wird und was nicht. So sollte zum Beispiel geklärt werden, ob nur der Arbeitnehmer das Auto fahren darf oder auch Familienangehörige mit Fahrerlaubnis. Oder ob die Übernahme der Kraftstoffkosten auch für Fahrten in den Urlaub gilt. Manchmal gibt es auch eine Deckelung der gefahrenen Kilometer.

Grundsätzlich gilt: Du kannst ein Auto als Firmenwagen registrieren, wenn Du es zu mindestens zehn Prozent betrieblich nutzst. Liegt der Anteil der betrieblichen Nutzung bei 50 Prozent und mehr, musst Du es als Dienstwagen führen.

Die richtige Konfiguration

Die Hersteller der gängigsten Firmenwagen bieten auf ihren Webseiten die Möglichkeit, das Wunschauto am Konfigurator digital zusammenzustellen. Im Prinzip funktioniert das wie bei anderen Konfiguratoren für Neuwagen auch: Man wählt Modell und Motorisierung, Farbe und Ausstattungslinie und die gewünschten Extras.

Das ist gut zum Träumen – wichtiger ist es jedoch, die eigenen Kosten im Blick zu behalten. Denn einen Firmenwagen gibt es nicht umsonst. Er muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Steuerlich relevant ist darüber hinaus jeder dienstlich gefahrene Kilometer.

So kann ein Dienstwagen statt einer günstigen Lösung schnell zur finanziellen Belastung werden. Ob und wie sich dienstliche Autos lohnen, hängt hauptsächlich von drei Kriterien ab: dem Listenpreis des Neuwagens, der Entfernung zur Arbeitsstätte und dem Anteil der Privatnutzung. Danach entscheidet sich, ob man mit der sogenannten Ein-Prozent-Regelung oder mit dem Führen eines Fahrtenbuches günstiger fährt.

Die Ein-Prozent-Regel

Nutzt Du das Firmenauto viel privat, lohnt es sich meist, nach der Ein-Prozent-Regel abzurechnen. Als geldwerter Vorteil setzt Du dabei ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs an – selbst bei Gebrauchtwagen. Hat der Wagen bei Erstzulassung beispielsweise 40.000 Euro gekostet und handelt es sich um einen Verbrenner, musst Du dafür auf 400 Euro monatlich Lohnsteuer zahlen. Selbstständige müssen zudem Umsatzsteuer in Höhe von 80 Prozent des so errechneten Betrags abführen.

Das Beispiel zeigt: Schöpfst Du bei der Konfiguration zu sehr aus dem Vollen, kann der Dienstwagen einen ganz schönen Posten ausmachen. Kostentreiber ist auch der Weg ins Büro und zwar abhängig von dessen Länge. Denn auch die Fahrt von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte muss versteuert werden: Es kommen monatlich pauschal 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer hinzu. Dieser Betrag wird dem Bruttolohn bei der Berechnung der Steuer ebenfalls hinzugefügt.

Dabei gilt: Es werden immer ganze Monatswerte angesetzt – auch dann, wenn Du Dein Fahrzeug erst am Ende des Monats überlassen bekommst oder es an einem Zehnten eines Monats wieder abgeben musst. Nur wenn Du das Auto einen vollen Kalendermonat nicht nutzt, fallen für diese Zeit auch keine zusätzlichen Steuern an.

Immerhin: Fährst Du nur an maximal 14 Tagen mit dem Dienstwagen ins Büro, schrumpft der anzusetzende Prozentsatz von 0,03 auf 0,02 Prozent. Häufig lohnt sich das nur für Vertriebs- oder Außendienstmitarbeiter, die ihre erste Arbeitsstätte vergleichsweise selten ansteuern.

Kurzum: Ein Dienstwagen kann teuer werden, wenn er der Kaufpreis hoch war oder die Firma weit entfernt ist. Eine erste Orientierung, ob finanziell mit dem Dienstwagen alles passt, verschaffen Dienstwagen-Rechner. Du findest sie unter diesem Suchbegriff im Internet.

Sonderfall E-Auto

Bei Elektroautos halbiert sich der Prozentsatz des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils auf 0,5 Prozent. Diese Regelung gilt seit dem 1. Januar 2019 und ist vorerst bis 31. Dezember 2021 befristet. Zudem gibt es einen weiteren Anreiz: Bei der Steuer reduziert der Staat den Listenpreis pro Kilowattstunde (kWh) an Batteriekapazität um 450 Euro. Je nach Größe des Akkus schrumpft der Geldwertvorteil damit um teils viele Tausend Euro.

Das Fahrtenbuch als Sparmöglichkeit

Eine weitere Möglichkeit, steuerlich relevante laufende Kosten eines Dienstwagens zu drücken, ist ein Fahrtenbuch. Darin dokumentierst Du den privaten Gebrauch, musst also jede Fahrt mit vielen Detailangaben aufschreiben: Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie Ziel, Route und Zweck.

Das kann auf Dauer nervigen Aufwand bedeuten und erfordert Disziplin. Sinn und Zweck der Mühe: Das Verfahren bildet die tatsächlichen Kosten ab. Finanziell lohnenswert ist es meist nur, wenn der Anteil der Privatnutzung niedrig ausfällt – denn neben den laufenden Kosten richtet sich auch an diesem die Höhe des zu versteuernden Betrags aus.

Etwas einfacher ist ein elektronisches Fahrtenbuch. Es erfasst Daten und Parameter teils automatisch und soll Vorteile bei der Abwicklung bieten. Allerdings solltest Du mit dem Finanzamt abklären, ob es diese Variante akzeptiert. Der Fiskus gilt beim Überprüfen von Fahrtenbüchern ohnehin als recht penibel.

Kurzum: Auch bei der Variante mit Fahrtenbuch solltest Du vor dem Konfigurieren und Auswählen Deines Wagens genau rechnen. Unter Umständen ist es sinnvoll, von einem Fachmann vorab alles prüfen zu lassen. Erst dann ist der Dienstwagen mit allem Drum und Dran angemessen konfiguriert.

Diese Punkte solltest Du mit Deinem Arbeitgeber abklären

Im Zusammenhang mit einem Dienstwagen tauchen viele Fragen auf. Um später böse Überraschungen zu vermeiden, solltest Du schon im Arbeitsvertrag die wichtigsten Vereinbarungen treffen und vorab folgende Punkte beachten:

• Ist die private Nutzung gestattet?
• Wer darf am Steuer sitzen?
• Darf der Wagen für private Urlaubsfahrten genutzt werden?
• Welche laufenden Kosten werden unter welchen Bedingungen übernommen? (Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Kraftstoffverbrauch, Öl, Wartungen, Reparaturen und Inspektionen)
• Ist die Jahreslaufleistung gedeckelt?
• Welche Modelle sind erlaubt?
• Gibt es eine Kostengrenze beim Listenpreis/Gesamtpreis?
• Welche Extras sind erlaubt? Gibt es Ausschlüsse?
• Was passiert im Falle einer Kündigung oder einer Auszeit, etwa einem Sabbatical?